Avbokningspolicy
Denna policy gäller för Lava 2027, en del av Konglig Samhällsbyggnadssektion, org.nr 802412-5737 (nedan "Arrangören"), och den som ansöker om eller tilldelas en utställarplats på mässan (nedan "Utställaren").
1. Ansökan och bindande deltagande
Ansökan om deltagande som utställare är bindande från och med den dag då ansökan skickas in till arrangören.
Genom att skicka in ansökan åtar sig utställaren att delta på mässan enligt det mässpaket som angivits i ansökan. Arrangörens planering och förberedelser inför mässan baseras på de ansökningar som har inkommit.
En inskickad ansökan innebär dock inte att utställaren är garanterad en plats på mässan. Arrangören förbehåller sig rätten att neka en ansökan, exempelvis på grund av platsbrist, kapacitetsbegränsningar eller andra förutsättningar för mässans genomförande. Om arrangören inte kan erbjuda utställaren en plats på mässan medför detta ingen kostnad för utställaren.
Besked om tilldelad utställarplats lämnas efter att ansökningsperioden har avslutats. Anmälan av tillägg öppnar i samband med att utställarplatserna tilldelas.
2. Avbokning av mässpaket
Vid avbokning av ett mässpaket debiteras utställaren en andel av paketets värde enligt följande:
● Från och med dagen för inskickad ansökan: 25 % av paketets värde.
● Från och med 2026-12-14: 50 % av paketets värde.
● Från och med 2027-01-01: 100 % av paketets värde.
Den procentsats som gäller den dag då arrangören mottar avbokningen är tillämplig. Avbokning ska ske skriftligen till arrangören. Avbokningen gäller från den tidpunkt då arrangören har mottagit det skriftliga meddelandet. Med paketets värde avses det pris som anges för det mässpaket som utställaren har ansökt om. Separat bokade tillägg omfattas inte av paketets värde utan regleras enligt avsnitt 3.
Avbokningspolicy
Denna policy gäller för Lava 2027, en del av Konglig Samhällsbyggnadssektion, org.nr 802412-5737 (nedan "Arrangören"), och den som ansöker om eller tilldelas en utställarplats på mässan (nedan "Utställaren").
1. Ansökan och bindande deltagande
Ansökan om deltagande som utställare är bindande från och med den dag då ansökan skickas in till arrangören.
Genom att skicka in ansökan åtar sig utställaren att delta på mässan enligt det mässpaket som angivits i ansökan. Arrangörens planering och förberedelser inför mässan baseras på de ansökningar som har inkommit.
En inskickad ansökan innebär dock inte att utställaren är garanterad en plats på mässan. Arrangören förbehåller sig rätten att neka en ansökan, exempelvis på grund av platsbrist, kapacitetsbegränsningar eller andra förutsättningar för mässans genomförande. Om arrangören inte kan erbjuda utställaren en plats på mässan medför detta ingen kostnad för utställaren.
Besked om tilldelad utställarplats lämnas efter att ansökningsperioden har avslutats. Anmälan av tillägg öppnar i samband med att utställarplatserna tilldelas.
2. Avbokning av mässpaket
3. Avbokning och ändring av tillägg
Tillägg till mässpaketet kan exempelvis avse extra bord, stolar, eluttag, lunchkuponger och Gasquebiljetter.
Avbokning eller minskning av bokade tillägg kan göras kostnadsfritt fram till 2027-01-01.
Från och med detta datum debiteras 100 % av värdet av det tillägg som avbokas eller minskas.
Ändring av antalet bokade tillägg betraktas som en avbokning av den del som tas bort. Exempelvis innebär en minskning från två till ett extra bord att ett bord betraktas som avbokat.
Tillägg förutsätter att utställaren deltar på mässan. Om mässpaketet avbokas, avbokas samtidigt samtliga tillägg som är kopplade till utställarplatsen. Kostnaden för sådana tillägg regleras enligt de avbokningsvillkor som gäller för mässpaketet.
4. Sena tillägg och ändringar på mässdagen
På grund av mässans logistiska förutsättningar och begränsningar i mässlokalen behöver beställningar och ändringar av tillägg göras i god tid före mässan.
Från och med 2027-01-22 kan arrangören, i mån av möjlighet, godkänna nya tillägg samt ändringar av befintliga tillägg, inklusive minskningar. Sådana tillägg och ändringar är förenade med en särskild administrativ och logistisk avgift:
För tillägg eller ändringar som genomförs innan mässdagen (2027-01-22 - 2027-02-03) debiteras 200 % av tilläggets ordinarie pris, det vill säga det ordinarie priset för tillägget samt en tilläggsavgift motsvarande 100 % av det ordinarie priset. För tillägg eller ändringar som genomförs på mässdagen (2027-02-04) debiteras 250 % av tilläggets ordinarie pris, det vill säga det ordinarie priset samt en tilläggsavgift motsvarande 150 % av det ordinarie priset.
Arrangören kan inte garantera att sena beställningar eller ändringar kan genomföras, även om utställaren är beredd att betala tilläggsavgiften.
Samma villkor gäller även för Gasquebiljetter, i den mån sådana biljetter över huvud taget kan erbjudas.
5. Uteblivet deltagande och no-show
Om utställaren inte deltar på mässan och inte har avbokat sitt mässpaket enligt avsnitt 2, betraktas detta som uteblivet deltagande (no-show).
Vid no-show debiteras 125% av det sammanlagda värdet av mässpaketet inklusive eventuella bokade tillägg.
Arrangören förbehåller sig även rätten att debitera kostnader som uppkommer till följd av en no-show, exempelvis kostnader för särskilda logistiska arrangemang som har beställts eller genomförts för utställarens räkning.
6. Gasque och matpreferenser
Gasquebiljetter ingår i mässpaket och kan även bokas som separat tillägg.
Senaste dag för att anmäla eller ändra matpreferenser avseende Gasquen är 2027-01-15. Efter detta datum kan det inte garanteras att anmälda eller ändrade matpreferenser kan tillgodoses.
Utställaren ansvarar för att lämna korrekta och fullständiga uppgifter om eventuella matpreferenser inom angiven tid.
7. Skriftliga ändringar och avbokningar
Avbokningar och ändringar ska göras skriftligen till arrangören. Arrangören avgör vilken tidpunkt som ska ligga till grund för tillämpningen av respektive deadline utifrån när meddelandet har mottagits.
Muntliga besked till personal eller representanter för arrangören utan skriftlig dokumentation är inte tillräckliga för att en avbokning eller ändring ska anses genomförd.
8. Force majeure
rrangören ansvarar inte för underlåtenhet att genomföra mässan eller för förändringar i mässans genomförande som beror på omständigheter utanför arrangörens rimliga kontroll, såsom myndighetsbeslut, brand, naturkatastrof, omfattande driftstörningar eller annan liknande omständighet.
Om mässan ställs in eller väsentligen förändras till följd av sådana omständigheter hanteras ekonomiska konsekvenser enligt de villkor som meddelas av arrangören.
9. Acceptans av villkoren
Genom att skicka in ansökan bekräftar utställaren att denne har tagit del av och accepterar denna avboknings- och ändringspolicy. Policyn utgör en del av villkoren för utställarens deltagande på mässan.
Vid avbokning av ett mässpaket debiteras utställaren en andel av paketets värde enligt följande:
● Från och med dagen för inskickad ansökan: 25 % av paketets värde.
● Från och med 2026-12-14: 50 % av paketets värde.
● Från och med 2027-01-01: 100 % av paketets värde.
Den procentsats som gäller den dag då arrangören mottar avbokningen är tillämplig. Avbokning ska ske skriftligen till arrangören. Avbokningen gäller från den tidpunkt då arrangören har mottagit det skriftliga meddelandet. Med paketets värde avses det pris som anges för det mässpaket som utställaren har ansökt om. Separat bokade tillägg omfattas inte av paketets värde utan regleras enligt avsnitt 3.